Planifier un gala : un calendrier de neuf mois pour les comités de bénévoles
Un plan mois par mois pour un comité de bénévoles qui organise un gala au Canada : lieu, commanditaires, programme, billets, déroulement et le suivi qui facilite l'année suivante.
Mis à jour le 12 octobre 2026
La plupart des galas qui se déroulent bien ont été planifiés à rebours à partir de la date. Voici un calendrier général pour un comité de bénévoles; raccourcissez-le ou allongez-le selon votre événement. L'outil de planification reprend les mêmes étapes sous forme de liste à cocher, avec un calculateur de budget.
Neuf à douze mois avant : décider à quoi sert le gala
Résumez l'objectif en une phrase (une cible de collecte, une cause à faire connaître, une soirée de remise de prix), le nombre d'invités que vous pouvez réalistement réunir, et qui approuve les décisions. Choisissez deux ou trois dates possibles et vérifiez-les en fonction des congés scolaires, des longs week-ends, des grandes fêtes religieuses et culturelles et des autres galas de votre ville. Le calendrier montre ce qui est déjà réservé.
Six à neuf mois avant : le lieu et le budget de base
Dans les villes populaires, les lieux se réservent tôt pour la saison des galas d'automne et d'hiver. Comparez-en au moins trois : capacité en tables rondes, dépense minimale en aliments et boissons, ce qui est inclus (tables, nappes, audiovisuel, vestiaire), heures de montage et accessibilité. Établissez un premier budget avec l'outil et gardez une ligne pour les imprévus. Le répertoire des lieux présente des salles qui ont accueilli des galas publics.
Cinq à six mois avant : commanditaires, programme et permis
Les demandes de commandite sont les plus longues à conclure; commencez maintenant (voir le guide sur les commandites). Esquissez le programme : animateur, conférenciers, spectacle et durée de chaque segment. Informez-vous tôt pour savoir s'il vous faut un permis d'alcool, une licence de loterie ou de jeu, ou des droits musicaux, et faites la demande; voir encans et tirages. Réservez les professionnels très demandés : photographes, artistes, décor et audiovisuel. Le répertoire des pros est un point de départ.
Trois à quatre mois avant : ouvrir la vente de billets
Publiez la page de l'événement avec la date, le lieu, le prix, ce qui est inclus, le code vestimentaire et les renseignements d'accessibilité que les gens demandent. S'il s'agit d'un organisme de bienfaisance enregistré, indiquez clairement la part du billet qui pourrait donner droit à un reçu, en laissant l'organisme fixer le montant. Inscrivez gratuitement votre gala sur galas.ca grâce au formulaire d'inscription. Offrez des forfaits de tables aux entreprises et un tarif de lancement aux particuliers.
Six à dix semaines avant : détails et promotion
Confirmez le menu et les options alimentaires, le plan de salle, l'affichage, la formule d'encan ou d'appel de dons et les rôles des bénévoles. Rappelez aux commanditaires les logos et la date limite pour les visuels. Partagez la page de l'événement plutôt que des captures d'écran, afin que tous voient les renseignements à jour.
Les deux dernières semaines
Finalisez la liste des invités et le plan de table, donnez au lieu les chiffres définitifs avant sa date limite, imprimez le déroulement avec les heures exactes et informez chaque bénévole de l'endroit où il doit être et de qui consulter. Vérifiez le traitement des paiements et testez tout système de mise ou d'enregistrement sur la connexion que vous utiliserez le soir même.
Le jour de l'événement
Arrivez plus tôt que vous ne le croyez nécessaire. Parcourez la salle du point de vue d'un invité : l'entrée, le vestiaire, les toilettes, le chemin vers le bar et vers votre table. Désignez une personne qui décide, afin que les bénévoles n'attendent pas un comité.
Après le gala
Remerciez commanditaires, donateurs et bénévoles dans les jours qui suivent. Consignez ce que vous avez dépensé par rapport au budget pendant que c'est frais, ce qui s'est vendu en premier, ce que les invités ont dit et ce que vous changeriez. Le comité de l'an prochain vous en sera reconnaissant.
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